Secretaresse octrooigemachtigden
(tot 24 uur)

Zelfstandig verrichten van secretariële en algemeen administratieve en organisatorische werkzaamheden ter ondersteuning van de octrooigemachtigden bij de uitvoering van hun functie.

• Aannemen van telefoongesprekken (in het Ned., Eng. en evt. Dui.); beslissen inzake doorverbinden, zelf afhandelen of verwijzen, meest op basis van ervaring. Beantwoorden van vragen (telefonisch, per brief of via e-mail) over de status van procedures, dossiers en/of over octrooiwet- en regelgeving. Ontvangen en te woord staan van cliënten en derden.
• Behandelen en afhandelen van de in- en uitgaande (electronische) post; toekennen van prioriteiten, bewaken van een tijdige afhandeling en completeren van informatie ter afhandeling door de octrooigemachtigden. Opstellen van (concept)antwoorden, waar mogelijk, en deze bespreken met de octrooigemachtigden.
• Uitwerken van octrooiaanvragen/opposities en uitvoeren van correcties daarin; voorbereiden en opstellen van standaard en specifieke correspondentie, vaak in het Engels, aan de hand van termijnplanningen en/of beperkte en soms mondelinge informatie. Kopiëren van documenten en zorgen voor interne verspreiding en archivering.
• Uitvoeren van de tekstverwerkingswerkzaamheden voor de octrooigemachtigden; evt. uitwerken van mondelinge en schriftelijke dictaten.
• Versturen van stukken, na goedkeuring van de betrokken octrooigemachtigde, naar diverse bedrijven en instanties over de hele wereld.
• Bewaken van termijnen, als controle, ten behoeve van de diverse octrooi-(aanvraag-) procedures. Signaleren van de nadering van de afloop van termijnen en informeren/herinneren van de betrokken octrooigemachtigde en/of de cliënt. Voorbereiden en uitvoeren van hiermee samenhangende activiteiten.
• Raadplegen van dossiers en afhandelen (voor zover mogelijk) van verzoeken van cliënten om informatie of toelichtingen. Raadplegen van diverse (internet-) databanken, schriftelijk en electronisch, met betrekking tot octrooi-(aanvraag) procedures, opposities, inbreuken e.d.
• Bespreken van de voortgang van de werkzaamheden, bijzonderheden en, voor zover aanwezig, knelpunten daarin met de octrooigemachtigden; doen van voorstellen ter verbetering van het beheer en de termijnbewaking.
• Verzamelen en actueel houden van gegevens en informatie over octrooirecht en octrooi- (aanvraag) procedures in de diverse landen, zorgen voor het tijdig ter beschikking staan van relevante informatie ten behoeve van de octrooigemachtigden.

Algemene werkzaamheden niet beschreven in voorgaande opsomming.

Een MBO/HBO-opleiding op secretarieel gebied, aangevuld met minimaal 4 jaar relevante werkervaring, uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (een extra taal is een pré). Verder beschik je over een klantgerichte mentaliteit en ben je bereid om cursussen te volgen om je kennis te vergroten.